Identificatie
Volgens de Wet identificatie bij dienstverlening (WID) zijn notarissen naast alle financiele instellingen verplicht om de identiteit van hun klanten vast te stellen en vast te leggen. Door de verplichting om de identiteit van hun klanten vast te leggen, kunnen ongebruikelijke transacties makkelijker gemeld worden.
Moment van identificatie
Het vaststellen en vastleggen van de identiteit moet gebeuren voordat de dienst wordt verleend aan de cliënt. Niet alleen bij het eerste contact, maar ook bij een duurzame relatie en bij het verlenen van bepaalde incidentele diensten, moet tot identificatie worden overgegaan. De notaris vraagt iedere cliënt hiervoor zelf langs te komen met een geldig legitimatiebewijs. Als een cliënt eenmaal geïdentificeerd is en hij of zij komt daarna nog regelmatig terug, dan hoeft de notaris niet steeds opnieuw om een identiteitsbewijs te vragen.
Gegevens klant
De notaris is tevens verplicht de volgende gegevens van haar klanten vast te leggen:
Identificatieplicht
Wanneer de notaris twijfelt over de juistheid of echtheid van het identiteitsbewijs, dan mag hij de dienst niet verlenen. Dit geldt ook als de cliënt zijn identiteit niet wil of kan bewijzen.
Identiteitsdocument
De volgende identiteitsdocumenten zijn toegestaan:
Rechtspersonen
Een rechtspersoon dient geïdentificeerd te worden aan de hand van een gewaarmerkt uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel, dan wel met behulp van een door een Nederlandse notaris opgemaakte notariële akte. Daarnaast dient de identiteit van de natuurlijke persoon die de instelling vertegenwoordigt, vastgesteld te worden aan de hand van één van de hierboven beschreven documenten.