Privacy Statement


Demenint Kienhuis notariaat verwerkt uw persoonsgegevens in overeenstemming met geldende privacy-wetgeving.

Toepasselijkheid van dit Privacy Statement
Dit Privacy Statement is van toepassing op alle personen waarvoor Demenint Kienhuis notariaat B.V., (kantoorhoudende te 2012 JG Haarlem, Fonteinlaan 5a) persoonsgegevens verwerkt.

Hieronder een overzicht van de belangrijkste categorieën:

  • personen die betrokken zijn bij een dossier dat in behandeling is bij Demenint Kienhuis notariaat;
  • adviseurs van cliënten van Demenint Kienhuis notariaat;
  • (medewerkers van) cliënten van Demenint Kienhuis notariaat;
  • potentiele cliënten van Demenint Kienhuis notariaat;
  • bezoekers van onze website;
  • gebruikers van de Demenint Kienhuis notarisApp;
  • medewerkers van Demenint Kienhuis notariaat;
  • sollicitanten bij Demenint Kienhuis notiraat
  • derden die met Demenint Kienhuis notariaat communiceren
  • ontvangers van Demenint Kienhuis notariaat nieuwsbrieven en andere mailings;

  • Welke persoonsgegevens verwerkt Demenint Kienhuis notariaat?
    Demenint Kienhuis notariaat verwerkt persoonsgegevens die aan ons worden verstrekt en persoonsgegevens die wij hebben ontleend aan andere bronnen.

    De aan Demenint Kienhuis notariaat verstrekte persoonsgegevens:
  • Persoonsgegevens verstrekt via vragenformulieren of email;
  • Persoonsgegevens ontvangen via onze website;
  • Gegevens aangaande het bezoek aan onze website;
  • Persoonsgegevens ontvangen via onze notarisApp;

  • Persoonsgegevens ontvangen uit overige bronnen:
  • Persoonsgegevens verkregen uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster, de Basis Registratie Personen, het Curateleregister of het Faillissementsregister;
  • Overige op u betrekking hebbende persoonsgegevens die wij verkregen hebben bij het behandelen van zaken via onder meer cliënten, adviseurs van cliënten zoals accountants, fiscalisten, advocaten, makelaars;
  • Wederpartijen van clienten;
  • Bezoekers van onze website;
  • Persoonsgegevens ontvangen via onze notarisApp;
  • Waarom verwerkt Demenint Kienhuis notariaat uw persoonsgegevens?Demenint Kienhuis notariaat gebruikt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden:
  • Het leveren van juridische en fiscale diensten door onze (kandidaat-)notarissen voor onze cliënten;
  • Het nakomen van onze wettelijke verplichtingen zoals registratieverplichtingen, archiveringsverplichtingen, verplichtingen uit hoofde van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) en de Wet op het notarisambt;
  • Het onderhouden van contact en communiceren met cliënten;
  • Marketingactiviteiten, zoals het versturen van nieuwsbrieven en andere vormen van marketingcommunicatie;
  • Verbetering van de kwaliteit van eigen dienstverlening;
  • Speciale regels persoonsgegevens bij notariële akten
    Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
  • De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. De gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
  • De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
  • Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
  • De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), het Handelsregister, het Kadaster, het Curateleregister en het Faillissementsregister.
  • De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs bij u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
  • Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

  • De beveiliging van uw gegevens

    Demenint Kienhuis notariaat neemt passende technische en organisatorische maatregelen teneinde uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Personen die namens Demenint Kienhuis notariaat toegang hebben tot uw gegevens of dossiers zijn - onder meer op basis van de voor hen geldende gedrags- en beroepsregels - gehouden tot geheimhouding. Demenint Kienhuis notariaat hanteert algemeen in de branche geaccepteerde standaarden van technologische en operationele beveiliging teneinde persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, wijziging of vernietiging. Indien u vragen heeft over de beveiliging van uw persoonsgegevens, of als er aanwijzingen van misbruik zijn, vragen wij u via kienhuis@de-notarissen.com of +31 23 5829192 contact op te nemen met ons.

    Inschakelen/ delen gegevens met derden

    In bepaalde gevallen kan het voor Demenint Kienhuis notariaat noodzakelijk zijn derden toegang te geven tot persoonsgegevens. Hieronder een, niet limitatief, overzicht:
  • Derden die van belang zijn voor de juridische diensten die wij verstrekken, zoals wederpartijen, gerechten, regelgevingsinstanties en overheidsinstellingen
  • Derden ter uitvoering van een wettelijke plicht of overeenkomst zoals het Kadaster, de Kamer van Koophandel, het CTR, het CLTR, de beheerder van een VVE, banken.
  • Derden, zoals toezichthouders en andere instanties, om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.
  • Externe leveranciers in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens voor de in dit Privacy Statement omschreven doeleinden, zoals ICT leveranciers, leveranciers van communicatiediensten dan wel andere leveranciers aan wie wij bepaalde ondersteunende diensten uitbesteden.


  • Doorgifte van uw persoonsgegevens naar bovenstaande derde partijen geschiedt alleen voor de in dit Privacy Statement genoemde doeleinden.

    Derden aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken kunnen zelf verantwoordelijk zijn voor de naleving van de privacywetgeving. Demenint Kienhuis notariaat is in dat geval niet verantwoordelijk noch aansprakelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door deze derden. Voor zover een derde uw persoonsgegevens verwerkt in de hoedanigheid van verwerker van Demenint Kienhuis notariaat en dus op verzoek en conform instructie van Demenint Kienhuis notariaat handelt, sluit Demenint Kienhuis notariaat met een dergelijke derde een verwerkersovereenkomst af die aan de in de Verordening omschreven vereisten voldoet.

    Gegevens buiten de Europese Unie

    Om onze diensten te kunnen verlenen kan het noodzakelijk zijn dat Demenint Kienhuis notariaat uw persoonsgegevens doorgeeft aan een ontvanger in een land buiten de Europese Unie. In dat geval ziet Demenint Kienhuis notariaat er op toe dat dergelijke doorgifte van gegevens in overeenstemming is met de Verordening.

    Grondslagen
    Bij de verwerking van persoonsgegevens door Demenint Kienhuis notariaat baseert Demenint Kienhuis notariaat zich op verschillende grondslagen. De gegevensverwerking kan noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst (tot het leveren van juridische diensten) die wij hebben gesloten of noodzakelijk zijn ter uitvoering van een wettelijke plicht

    Tenslotte zijn er verwerkingen gebaseerd op een gerechtvaardigd belang van Demenint Kienhuis notariaat, zoals verwerkingen in het kader van intern beheer, ten behoeve van effectieve communicatie, kwaliteitsverbetering of direct marketing verwerkingen voor cliënten en actieve contacten van Demenint Kienhuis notariaat. In het laatste geval wordt te allen tijde een opt-out geboden.

    Bewaartermijnen
    Demenint Kienhuis notariaat bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het bereiken van de in dit Privacy Statement genoemde doeleinden of zolang Demenint Kienhuis notariaat dit verplicht is op grond van de wettelijk geldende bewaartermijnen.

    Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
    Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
    Recht van inzage van de betrokkene
    U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
    Recht op rectificatie
    Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.
    Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
    Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.
    Recht op beperking van de verwerking
    Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
    )Recht op overdraagbaarheid van gegevens
    Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

    Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
    Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

    Klachtenregeling

    Bij Demenint Kienhuis notariaat hechten we veel waarde aan de kwaliteit van ons werk en aan de tevredenheid van onze cliënten met onze dienstverlening. Daartoe doen wij regelmatig onderzoek en de uitkomsten daarvan gebruiken we om onze dienstverlening steeds verder te verbeteren. Mocht er in uw geval iets niet naar wens zijn gegaan, kaart het dan aan bij uw notaris. We zullen er alles aan doen om een bevredigende oplossing te vinden. Komt u er dan niet uit, dan kunt u gebruik maken van onze klachtenprocedure. Neemt u voor meer informatie daarover contact op via info@de-notarissen.com

    U hebt daarnaast te allen tijde het recht en de mogelijkheid om een klacht over de verwerking van persoonsgegevens door Demenint Kienhuis notariaat in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

    Statement aan veranderingen onderhevig

    Demenint Kienhuis notariaat behoudt zich het recht voor om deze "privacy statement" aan te passen of te wijzigen bijvoorbeeld wanneer zich wijzigingen in de verwerkingen voordoen of indien regelgeving wijzigt. Bij grootscheepse wijzigingen zal Demenint Kienhuis notariaat dit onder uw aandacht brengen. Niets in deze "privacy statement" heeft tot doel om enige verplichting of overeenkomst tot stand te doen komen tussen Demenint Kienhuis notariaat en enige bezoeker aan deze Internetsite of om enige informatie in dat kader te verschaffen.